Beaucoup de dirigeants me contactent en pensant avoir besoin des deux, ou en ayant demandé le mauvais. Pourtant, la distinction entre ITIN et EIN est simple : l’un identifie votre entreprise, l’autre vous identifie vous. Confondre les deux fait perdre des semaines, parfois des mois.
Voici la règle de partage, l’ordre dans lequel les demander, et les cas où vous n’avez besoin que d’un seul.
ITIN et EIN : deux numéros, deux fonctions
La différence tient en une phrase. L’EIN est le numéro fiscal de la personne morale. L’ITIN est le numéro fiscal d’une personne physique qui ne peut pas obtenir de numéro de sécurité sociale américain.
Détaillons chacun.
L’EIN, pour Employer Identification Number, s’obtient au moyen du formulaire SS-4. Il identifie votre LLC ou votre C-Corp auprès de l’IRS. Vous en aurez besoin pour ouvrir un compte bancaire, embaucher, déclarer, et travailler avec la plupart des plateformes américaines.
L’ITIN, pour Individual Taxpayer Identification Number, s’obtient au moyen du formulaire W-7. Il s’adresse aux personnes physiques qui ont une obligation fiscale américaine mais ne sont pas éligibles au numéro de sécurité sociale.
Un troisième numéro existe, le SSN, réservé aux personnes autorisées à travailler aux États-Unis. Si vous y avez droit, l’ITIN devient sans objet.
Ce qui déclenche le besoin de chacun
Le besoin d’ITIN et EIN ne se déclenche pas au même moment. Voici la question à se poser pour chaque numéro.
Pour l’EIN, demandez-vous : ai-je une entité américaine, ou dois-je déclarer quelque chose au nom d’une structure ? Si oui, l’EIN est nécessaire.
Pour l’ITIN, demandez-vous : ai-je personnellement une obligation déclarative américaine ? Vous en avez une, par exemple, si vous devez déposer une déclaration 1040-NR, ou si vous revendiquez le bénéfice de la convention fiscale à titre personnel.
Autrement dit, l’EIN suit la structure et l’ITIN suit la personne. Cette distinction règle la majorité des hésitations.
Le point qui surprend : l’EIN sans SSN ni ITIN
C’est la croyance la plus répandue, et elle est fausse. Beaucoup pensent qu’il faut d’abord un ITIN pour obtenir un EIN.
En réalité, un non-résident peut obtenir un EIN pour sa société américaine sans disposer ni d’un SSN ni d’un ITIN. La demande se fait alors par le formulaire SS-4, déposé par télécopie, par courrier, ou par téléphone.
Les demandeurs internationaux disposent d’une ligne dédiée à l’IRS, au +1 267 941 1099 (Internal Revenue Service, instructions du formulaire SS-4). L’agent délivre généralement le numéro à l’issue de l’appel.
La conséquence pratique est importante. Vous pouvez lancer votre structure américaine, ouvrir vos comptes et commencer à opérer sans attendre votre ITIN.
Mon guide détaillé sur l’obtention d’un EIN pour une entreprise américaine reprend la procédure pas à pas.
L’ITIN prend du temps, anticipez-le
Voilà la contrainte de calendrier à intégrer. Depuis l’étranger, le traitement d’une demande d’ITIN prend couramment de neuf à onze semaines, parfois davantage.
De plus, le dossier W-7 est exigeant sur les pièces. L’IRS demande des documents d’identité originaux ou certifiés par l’autorité émettrice. Beaucoup de dirigeants passent donc par un Certifying Acceptance Agent, ce qui évite d’envoyer son passeport par la poste.
Un autre point mérite attention : un ITIN cesse d’être valide s’il n’a figuré sur aucune déclaration fédérale pendant trois années consécutives. Un numéro obtenu puis inutilisé devra être renouvelé.
Si votre situation personnelle est le sujet principal, mon article dédié à l’ITIN pour un dirigeant français entre dans le détail.
Dans quel ordre les demander
D’après ce que je constate sur le terrain, l’ordre suivant évite la plupart des blocages.
- Créez d’abord l’entité américaine et obtenez ses documents constitutifs.
- Demandez ensuite l’EIN, qui ne dépend d’aucun numéro personnel.
- Ouvrez les comptes et démarrez l’activité.
- Demandez l’ITIN seulement lorsque votre obligation déclarative personnelle se matérialise.
Cet ordre présente un avantage supplémentaire. Une fois l’EIN obtenu, vous pouvez rattacher votre demande W-7 à l’entité, ce qui rend le dossier plus lisible pour l’IRS.
L’erreur inverse coûte cher. Attendre l’ITIN avant de demander l’EIN retarde tout le projet de plusieurs mois, sans aucune nécessité.
Les cas où un seul numéro suffit
Tout le monde n’a pas besoin des deux. Voici trois configurations fréquentes.
Une C-Corp détenue par une société française. L’entité a besoin d’un EIN. Aucun dirigeant n’a nécessairement d’obligation personnelle, donc aucun ITIN n’est requis.
Une LLC unipersonnelle détenue par une personne physique française. L’EIN est nécessaire, et l’ITIN le devient dès qu’une obligation déclarative personnelle apparaît. Ce montage est traité dans mon article sur la single member LLC détenue par un Français.
Un particulier percevant des revenus américains sans structure. Seul l’ITIN entre en jeu, puisqu’il n’y a pas d’entité à identifier.
Les erreurs qui reviennent le plus souvent
Trois maladresses autour d’ITIN et EIN reviennent systématiquement dans les dossiers que je vois.
La première consiste à payer un intermédiaire pour obtenir un EIN. La démarche est gratuite auprès de l’IRS, et un prestataire ne se justifie que par le gain de temps administratif.
La deuxième consiste à demander un ITIN sans obligation déclarative réelle. L’IRS rejette alors la demande, car le formulaire W-7 doit en principe accompagner une déclaration ou relever d’une exception prévue.
La troisième consiste à utiliser le numéro d’une autre entité du groupe. Chaque personne morale américaine a besoin de son propre EIN.
Questions fréquentes sur ITIN et EIN
Peut-on obtenir un EIN en ligne depuis la France ?
Le service en ligne suppose que la personne responsable dispose d’un SSN ou d’un ITIN. Sans cela, passez par la télécopie, le courrier ou la ligne téléphonique internationale.
L’EIN a-t-il une durée de validité ?
Non. Un EIN attribué reste rattaché à l’entité de façon permanente, même en cas d’inactivité.
Faut-il un ITIN pour ouvrir un compte bancaire professionnel ?
La banque exige l’EIN de l’entité. En revanche, elle demandera une pièce d’identité pour les personnes ayant le contrôle, sans forcément réclamer un ITIN.
Que faire si mon ITIN a expiré ?
Déposez un nouveau formulaire W-7 en cochant le renouvellement, accompagné des justificatifs d’identité. Anticipez, car les délais restent les mêmes.
Ce que j’en retiens
La confusion entre ITIN et EIN n’est pas une subtilité technique. Elle bloque des projets entiers, parce qu’elle fait attendre un numéro personnel pour une démarche qui ne le demande pas.
Retenez la règle courte : l’entreprise a un EIN, la personne a un ITIN, et l’un ne conditionne pas l’autre.
Si vous préparez votre structure américaine, mon guide sur la création d’une LLC depuis la France situe ces démarches dans la séquence complète.
Vous voulez valider votre séquence administrative avant de vous lancer ? Prenez rendez-vous avec moi. Vous pouvez également découvrir la méthode que j’ai développée pour cadrer une implantation américaine.
Source officielle à consulter : les instructions du formulaire SS-4 publiées par l’IRS.
Les informations présentées dans cet article sont fournies à titre informatif uniquement et ne constituent pas un conseil fiscal. La réglementation évolue régulièrement. Je vous recommande de consulter un professionnel qualifié en fiscalité américaine pour votre situation spécifique.
